昔は、プリンタはIEEE 1284などのパラレルポートによってパソコン等に接続され、使われていた。
従って、コンピュータ一台につき一つプリンタを用意するか、または使う度に使うコンピュータにプリンタを繋ぎ直す必要があった。
これでは不便であるので、LANに対応したパソコン等を一台用意し、これにパラレルポート経由でプリンタを接続、このコンピュータでプリンタを制御するサーバソフトウェアを動作させることにした。
印刷するためにはネットワーク経由でこのサーバに印刷要求を出す専用のソフトウェアが必要とはなるが、これによりプリンタを印刷を必要としているコンピュータにいちいち付け替えなくても済むようになり利便性が高まった。
時代は流れ、現在では市販されるパソコン用のプリンタは、パラレルポートではなくUSBが圧倒的に増えた。これと同時に、複合機など大型のものだけでなく、小型のものでもLANに対応するプリンタが増えた。
こういったLAN対応プリンタでも、パソコンからプリンタに接続するためには専用のソフトウェアが必要とはなるが、一般にはWindows用のデバイスドライバとしてこれが用意されている。利用者はこれをインストールするだけで、LAN経由でプリンタが使用出来る。このためこういった高機能なプリンタでは別途のプリントサーバは不要となった。
プリントサーバ内蔵のプリンタは、SMB、AppleTalk(EtherTalk)、LPDプロトコル(LPRプロトコル)、IPPのいずれかに対応するのが普通で、これらのプロトコルは公開されているか、または解析されているため、OSを問わない。
但し、通信の仕様は公開であるが、肝心のプリンタのコマンド等は非公開なので、そのプリンタがLinuxはじめUNIX互換環境で使えるとは限らない。
また、LANに対応していないプリンタ用として昨今では、LANとUSBまたはパラレルポートを相互変換する「プリントサーバ」装置が1万円前後から市販されている。
有線LANのほかに、無線LANの製品などもある。